Lösungen aus einer Hand

Lösungen rund um Fuhrparkmanagement - Häufig gestellte Fragen

• Was verstehen wir unter Fuhrparkmanagement?

  Beim Fuhrparkmanagement handelt es sich um alle Aufgaben, die die Verwaltung eines Fuhrparks mit sich bringen. Hierzu gehört die Planung, Überwachung und Steuerung aller Fahrzeuge, über die ein Unternehmen verfügt. Der Fuhrpark bzw. die Flotte kann aus Firmenfahrzeugen wie Pkw, Lkw, Transportern, Bussen, aber auch Sonderfahrzeugen bestehen. Das Fuhrparkmanagement respektive die Fuhrparkverwaltung umfasst viele Aufgaben und die Anforderungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.

  Wie beschaffe ich meine Fahrzeuge? Wie finanziere ich sie? In welchen Werkstätten werden meine Fahrzeuge zu welchen Preisen repariert? Wie binde ich meine eigenen Lieferanten mit in ein System ein? Wann ist der optimale Austauschzeitpunkt? Plane und optimiere ich meine Routen bereits mit künstlicher Intelligenz? Setze ich Telematik ein? Dazu bedarf es eines gründlichen Scans, einer kompetenten Beratung und einer professionellen Unterstützung bei der Umsetzung beschlossener Maßnahmen. Ziel ist es, immer die beste Lösung für die Kunden zu finden.

• Wer übernimmt das Fuhrparkmanagement im Unternehmen?

  Die Fuhrparkmanagement-Modelle unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Größe der Fahrzeugflotte. Hinzu kommt eine wichtige Frage: Den Fuhrpark selbst managen oder das Management auslagern?

  Das Verwalten der Fahrzeuge in kleineren Unternehmen erfolgt meistens durch ihre eigenen internen Abteilungen, Mitarbeiter und Fuhrparkleiter. Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist der Bedarf nach einem eigenen Fuhrparkmanager. Besonders für mittelständische und Großunternehmen ist es effizienter, die Fuhrparkmanagement-Prozesse an einen externen Anbieter auszulagern. Beispiele dafür sind die sogenannten Fuhrparkmanagement-Dienstleister wie ARI Fleet Germany GmbH.

• Was ist der Zweck des Fuhrparkmanagements?

  Ein Fuhrparkmanagementsystem soll zu einer optimalen Ausnutzung aller Ressourcen und Leistungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Fahrer- und Fahrzeugsicherheit beitragen und es ermöglichen, dass Probleme im Bereich des Fuhrparks frühzeitig erkannt, behoben oder verhindert werden, bevor diese einen negativen Einfluss auf die Bilanz haben.

• Welche Aufgaben zählen zum Fuhrparkmanagement?

  Das Fuhrparkmanagement kann demnach folgende Aufgaben umfassen:

  • Finanzierungsstrategie
  • Beschaffungsstrategie
  • Steuerung von Fahrzeugakten
  • Wartungs- und Reparaturmanagement
  • Schadenmanagement
  • Kfz-Steuer-Management
  • Bußgeldservice
  • Datenauswertung und -archivierung
  • Tankkartenmanagement
  • Routenplanung
  • Buchung und Verwaltung der Poolfahrzeuge
  • Führerscheinkontrolle
  • Fahrerunterweisung
  • Leasingvertragsadministration und Koordination des
  • Fahrzeugrückgabemanagements
  • Remarketing
• Für welche Branchen ist Fuhrparkmanagement wichtig?

  Ob zur Pkw-Überwachung oder zur Verwaltung von Transportern, Lkw und Spezial- und Flurförderfahrzeugen – ein Flottenmanagement-System ist sinnvoll. Und egal in welcher Branche – Energieversorger, Bauunternehmen, Pharma und Chemie, Maschinenbau oder Einzelhandel –, jeder kann von einem professionellen Flottenmanagement profitieren

• Wie funktioniert ein effizientes Fuhrparkmanagement?

  Wo und wie beschaffe ich Fahrzeuge? Habe ich das richtige Fahrzeug für meine Mitarbeiter? Wie kann ich die Wartungs- und Reparaturkosten reduzieren? Was ist die beste Finanzierungsstrategie? Intelligentes Flottenmanagement kann helfen, die Effizienz Ihres Betriebes zu steigern und Ihre laufenden Kosten zu senken, indem Optimierungspotenziale rechtzeitig erkannt und ausgeschöpft werden.

  Ganzheitliche Beratung gehört für uns zu einem effizienten Flottenmanagement dazu. Partnerschaftlich und datengetrieben. Mit unserem OpenFlex-Modell decken wir die gesamte Wertschöpfungskette des Fuhrparks ab und schaffen Flexibilität und Sicherheit für Ihre Flotte durch transparente und revisionssichere Prozesse. Keine versteckten Margen, keine Restriktionen von Laufzeitparametern.

  Lassen Sie sich von unseren Flottenmanagement-Experten beraten. Anhand Ihrer aktuellen Fuhrparkdaten – inklusive Fahrzeugbeschaffung sowie Betriebs- und Remarketingkosten – empfehlen wir Ihnen eine exakt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittene Lösung und helfen Ihnen, aus Ihrem Flotteninvestment das Beste herauszuholen.

• Wie kann man Fuhrparkmanagement und Full-Service-Leasing digitalisieren?

  Je größer und komplexer die Unternehmensflotte ist, desto mehr Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager. Immer noch gibt es zahlreiche Unternehmen, die komplizierte Excel-Tabellen und Dokumente in Papierform verwenden, um die Fahrzeugdaten der Firmenwagen zu verwalten. Oftmals führt die Nutzung solcher Systeme zu großer Unübersichtlichkeit, zweifelhafter Transparenz und resultiert in kostenintensiven fehlerhaften Entscheidungen.

  Unabhängig von der Fuhrparkstruktur (Pkw, Lkw, Nutzfahrzeuge, Sonderfahrzeuge etc.) und der Unternehmensgröße setzen immer mehr Fuhrparkverantwortliche und Dienstleister auf digitale und mobile Flottenmanagement-Lösungen, die einen guten Überblick verschaffen, bei der gesamten Organisation helfen und zu Kosteneinsparungen führen können. Wächst der Fuhrpark immer weiter, ist eine benutzerfreundliche Flottenmanagement-Software heutzutage ein unverzichtbares Mittel zur optimalen Verwaltung der Fahrzeugflotte, denn unter Einsatz einer Flottenmanagement-Lösung hat man jederzeit alles im Griff und im Blick.

  Grundsätzlich ist eine Flottenmanagement-Software ein lösungsoptimiertes, automatisiertes und konfigurierbares Verwaltungsmanagement-System, das den Managern und Fuhrparkentscheidern ermöglicht, die Produktivität der Abläufe im Unternehmen zu erhöhen sowie Kosten zu sparen, und damit an Bedeutung gewinnt. Alle wichtigen Informationen zum Fuhrpark wie z. B. Fahrzeugdetails, Fahrerinformationen, Kraftstoffverbrauch und Wartungskosten werden digital im System gesammelt und übersichtlich sortiert. Man hat mit einem solchen Tool jederzeit mit wenigen Klicks Zugriff auf alle aktuellen Daten und kann mithilfe der Fuhrparksoftware in Echtzeit agieren, sofern dies nötig ist.

• Welche Vorteile bietet eine Flottenmanagement-Software für Fuhrparks?
  • Verbesserte Datenverwaltung und Transparenz der Fahrzeug- und Fahrerdaten
  • Senkung der laufenden Kosten und Reduktion der Verwaltungsaufgaben
  • Gewährleistung von einzuhaltenden Wartungsintervallen
  • Routenoptimierung und Fahrersicherheit
  • Zugriff auf Anwendungen auf Desktop-PC, Tablet-PC und mobilen Geräten
  • Möglichkeit der Integration mit anderen Geschäftssystemen und Anwendungen
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Was muss eine gute Fuhrparkmanagement-Software können?

  Bei der Auswahl einer Fuhrparksoftware ist es entscheidend zu wissen, welche Aufgaben und Funktionen sie abdeckt und welche davon wirklich notwendig sind.

  Eine Checkliste kann Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Kriterien zu beachten.

   

  Verwaltung

  • Vollständige Visualisierung von Fahrzeugbuchungen, Fahrzeugbeständen und Fahrzeugrückgaben und fahrerbezogenen Daten
  • Ablage von Fahrzeugakten, Rechnungen und Kaufverträgen
  • Ablage und Verwaltung von Verträgen, Car Policies
  • Protokollierung von Schäden und Ordnungswidrigkeiten
  • Tourenplanung

   

  Rechnungsmanagement und Terminmanagement

  • Anzeigen und Ablage detaillierter Rechnungsinformationen
  • Darstellung des Reifenmanagements und der Instandhaltung der gesamten Flotte
  • Übersicht über alle wichtigen Termine (Reifenwechsel, Fälligkeit TÜV etc.) inkl. einer Erinnerungsfunktion via Mail
  • Auswertungen zur Analyse von Tank-, Schaden- und Reparaturkosten

   

  Führerscheinkontrolle

  • Verwaltung der Führerscheinkopien und -gültigkeit der Fahrer
  • Elektronische Führerscheinkontrolle

   

  Leasing

  • Beschaffung von Leasingfahrzeugen
• Was macht unsere Fuhrparkmanagement-Software aus?

  Unser Flottenmanagement- und Reportingsystem Holman Insights liefert Ihnen einen zentralen Einblick in alle Informationen zum Betrieb der eigenen Flotte in konsolidierter Form, 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr.

  Es ist eine anpassbare, ganzheitliche Webanwendung, mit der Sie für Ihre Fahrzeugflotte alle relevanten Daten aufrufen, abfragen und bearbeiten können, und herausragend in den flexiblen Online-Abfrage-Möglichkeiten von Daten (grafisch, in Textform, verbunden mit einer Exportfunktion im Excel-Format). Das System ist in der Lage, Ihre spezifischen Berichte in Form von Einzelaufstellungen und Sammelrechnungen zu erstellen, aber auch die tatsächlichen Vollkosten über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs hinweg darzustellen. Zudem sind alle relevanten Fahrzeugdokumente entlang der für Sie abgewickelten Services und Prozesse in einer elektronischen Fahrzeugakte einsehbar sowie abrufbar. Das System verfügt über mehr als 100 vordefinierte aussagekräftige Reports in Dashboards und KPI-Kennziffern, die auch schnell und unkompliziert an Ihre Mitarbeiter, Dienstleister oder Partner weitergeleitet und bei Bedarf analysiert werden können.

• Was ist Full-Service-Leasing?

  Full-Service-Leasing ist das Leasing von Fahrzeugen inklusive der Übernahme aller Serviceleistungen (z. B. Wartung, Reparatur, Versicherung des Leasinggegenstands) durch den Leasinggeber. Das kann im sogenannten Closed-End-Leasing abgeschlossen werden. Hier können die Nachteile starre Verträge mit versteckten Mehrkosten am Vertragsende sein. Die Alternative ist das sogenannte Open-End-Leasing, bei dem die Leasingverträge flexibel gehandhabt werden.

• Wem nützt Full-Service-Leasing?

  Full-Service-Leasing nützt Flottenmanagern, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und/oder sich als strategische Manager verstehen. Aufgaben, deren persönliche Durchführung nicht sinnvoll sind, werden gegen eine Gebühr an den Leasinggeber delegiert. Auch hier muss der Fuhrparkmanager darauf achten, dass die Servicekosten transparent und flexibel steuerbar sind. Achtung, das ist nicht immer der Fall.

• Was sind die Alternativen zu Full-Service-Leasing?

  Bei Ausschreibungen im Closed-End-Leasing steht bisher meist die niedrigste Leasingrate im Mittelpunkt. Was sich als individuelle Vertragsgestaltung verkauft, vernachlässigt jedoch gern wesentliche Faktoren wie Wirtschaftlichkeit und Nutzungsdauer. Holman hingegen verzichtet auf versteckte Margen und bietet Ihnen stattdessen eine kostenoptimierte Open-End-Finance-Lease-Lösung an, mit der Sie im Vergleich bis zu 20 % Ihrer Finanzierungskosten einsparen.

  Bei Holman FlexLease, einem flexiblen Vollamortisationsvertrag, gibt es keine starren Laufzeiten und ‑leistungen. Nach Ende der Laufzeit fällt auch keine Minderwertabrechnung an, da sie den Wertverlust nicht widerspiegelt. Der Vertrag ist nach drei Monaten jederzeit durch Begleichen der Restschuld kündbar. Das schenkt Ihnen nicht nur Flexibilität, sondern belässt auch die Vermarktungserlöse in Ihrem Unternehmen.
  Bei Holman FlexLease bezahlen Sie für alle Fahrzeugtypen IFRS-16-konform nur die Finanzierung, d. h.:

  • keine Kosten für Vertragsanpassungen
  • keine Vorfälligkeitsentschädigung bei vorzeitiger Vertragsbeendigung
  • keine Mehr-/Minderkilometerabrechnung wegen Kilometerbegrenzung
  • keine Kosten durch Schäden und Minderwerte bei Vertragsende